Εφημερίδα “ΚΕΡΔΟΣ”, 05 Μαρτίου 2008, σελίδα 32
Σε κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα εγκυμονούν επιχειρηματικοί κίνδυνοι, γι’αυτό και ο εσωτερικός έλεγχος (Internal Audit) κρίνεται ως μια αναγκαία λειτουργία προκειμένου να διασφαλισθούν τα συμφέροντα της επιχείρησης, η βιωσιμότητά της και η ανάπτυξή της. ΄Οπως αναφέραμε και σε προηγούμενες δημοσιεύσεις, σκοπός του εσωτερικού ελέγχου είναι η άσκηση ελέγχου στην εφαρμογή του κανονισμού λειτουργίας και των διαδικασιών, ώστε να ερευνώνται συστηματικά και σε συνεχή βάση κατά πόσο οι αποφάσεις της διοίκησης, οι νόμοι που διέπουν τη λειτουργία του φορέα και οι διαδικασίες τηρούνται και εφαρμόζονται και εάν με την εφαρμογή τους συμβάλλουν στην εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του.
Ο εσωτερικός έλεγχος απευθύνεται σε όλες τις βασικές λειτουργίες της επιχείρησης όπως στην παραγωγή, στις διοικητικές και οικονομικές υπηρεσίες στη μηχανογράφηση, στην εμπορία, στη διαχείριση αποθεμάτων, στη διαχείριση διαθεσίμων πόρων και μέσων, στην εκτέλεση και διαχείριση έργων κ.λ.π., ώστε να αποφεύγονται στο μέτρο του δυνατού διαρροές, ελλείψεις, αδυναμίες, διαχειριστικές καταχρήσεις και λοιπές δυσλειτουργίες σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων, εντός και εκτός της επιχείρησης.
΄Ενας από τους σοβαρούς τομείς άσκησης του εσωτερικού ελέγχου στους οργανισμούς είναι ο τομέας των αγορών και προμηθειών. Η σημασία του τομέα αυτού, ειδικά σε μεγάλες επιχειρήσεις ιδιωτικού και δημόσιου χαρακτήρα – ΔΕΚΟ (εμπορικές και βιομηχανικές, παροχής υπηρεσιών, κατασκευών) είναι αρκετά σημαντική λόγω του σοβαρού οικονομικού μεγέθους του στην πλειοψηφία των επιχειρήσεων για την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών που ο οργανισμός χρειάζεται για την εύρυθμη λειτουργία και την εκτέλεση των επιχειρηματικών στόχων.
Μην ξεχνάμε πως ο τομέας των προμηθειών σε μεγάλους οργανισμούς, λόγω των υψηλών κονδυλίων που διακινούνται, είναι ένας ευαίσθητος και ευάλωτος από συμφέροντα τομέας.
Αγορά εμπορευμάτων, πρώτων και βοηθητικών υλών, υλικών, εξειδικευμένων υπηρεσιών, καθώς η ανανέωση εξοπλισμού και η διενέργεια νέων επενδύσεων με προμήθεια μηχανημάτων και αγορά εγκαταστάσεων, αποτελούν διαδικασίες που οδηγούν σε έκθεση μεγάλου ύψους οικονομικών πόρων που η διαχείρισή τους θα πρέπει να επιτελείται με ορθολογικό τρόπο, ώστε πρώτα να αποτρέπονται διαρροές κεφαλαίων ή απώλειες με τις συνακόλουθες επιπτώσεις στην ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης και δεύτερον να αποφεύγονται σκόπιμες λανθασμένες ενέργειες που οδηγούν σε αρνητικές αποφάσεις μονιμότερου χαρακτήρα, όπως επιλογή κατώτερης τεχνολογίας, σύμβαση επιβλαβών συμβάσεων και απόκτηση περιουσιακών στοιχείων με ελλιπή λειτουργικότητα.
Διαφορετικές αγορές
Ιδιαίτερη σημασία στο θέμα των αγορών έχουν οι προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών με επαναλαμβανόμενο χαρακτήρα, π.χ. αγορά πρώτων υλών, υλικών συντήρησης, καθώς και οι μεγάλου ύψους προμήθειες, όπως η κατασκευή σύγχρονων εγκαταστάσεων και η αγορά σύγχρονου μηχανολογικού εξοπλισμού. Η διαφορετική φύση των παραπάνω ειδών αγορών, εντάσεων κεφαλαίου, επιβάλλει εκ των πραγμάτων και την αντιμετώπισή τους από πλευράς εσωτερικού ελέγχου (Ιnternal Audit) ως προς τη διαβεβαίωση τήρησης των κανόνων αγοράς, προδιαγραφών και αποτελεσματικής λειτουργίας των μέσων αυτών.
Προκειμένου να διενεργηθεί ένας έλεγχος στο τμήμα προμηθειών θα πρέπει να υπάρχει αντίστοιχα κανονισμός λειτουργίας αγορών βάσει του οποίου θα συνταχθεί το πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου, διαφορετικά δυσχεραίνεται κατά πολύ το έργο των εσωτερικών ελεγκτών, εάν δεν υπάρχουν διαδικασίες, γεγονός που τους αναγκάζει να χρησιμοποιούν διαφορετικές τεχνικές προσέγγισης για την κατάρτιση του προγράμματος ελέγχου, εξαιρετικά χρονοβόρες.
Για να είναι ολοκληρωμένος και αποτελεσματικός ο έλεγχος των αγορών θα πρέπει να συνταχθεί ένα ειδικό πρόγραμμα ελέγχου σύμφωνα με τα βασικά βήματα που ακολουθούνται σε κάθε διαδικασία αγοράς, δηλαδή από το αίτημα για προμήθεια, τη λήψη προσφορών, την αποστολή της παραγγελίας στον προμηθευτή, την παραλαβή των παραγγελθέντων, τον ποιοτικό έλεγχο, την αποθήκευση και την εξόφληση του προμηθευτή.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει το πρόγραμμα ελέγχου
Ένα πρόγραμμα ελέγχου αγορών, προκειμένου να διαπιστωθεί η εφαρμογή των διαδικασιών, οι αδυναμίες τους, καθώς και ο αποκλεισμός κινδύνων, θα πρέπει να κινείται στο πνεύμα μιας σειράς ελεγκτικών ενεργειών. Ενδεικτικά, ένα πρόγραμμα ελέγχου αγορών θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής στάδια:
- Έλεγχος και αξιολόγηση του κανονισμού αγορών – προμηθειών, ως σύστημα, ως προς το σαφή προσδιορισμό της πολιτικής των αγορών. Αν οι διαδικασίες που ορίζονται στον κανονισμό είναι αναθεωρημένες σύμφωνα με τις ανάγκες, αν είναι γνώστες αυτών οι χρήστες, αν τηρούνται και να εφαρμόζονται από αυτούς και κατά πόσο η εφαρμογή τους διασφαλίζει τα συμφέροντα του φορέα και των ελεγχόμενων γενικότερα
- Έλεγχος της πληρότητας του κανονισμού αγορών, ώστε να προβλέπει όλες τις προμήθειες κατά κατηγορία, δηλαδή τις προμήθειες υλικών, τις πρώτες και βοηθητικές ύλες, τον πάγιο εξοπλισμό και τα μηχανήματα, τις υπηρεσίες και τα κτήρια. Επίσης εξαιρούμενες αγορές, εφόσον υπάρχει έγκριση της διοίκησης
- Έλεγχος της οργάνωσης και της στελέχωσης του τμήματος αγορών, σύμφωνα με τις ανάγκες, καθώς και της επάρκειας και της κατάρτισης του προσωπικού του τμήματος. Επίσης, θα πρέπει να ελέγχεται αν τα άτομα που προβαίνουν σε αγορές διενεργούν παράλληλα και έρευνα αγοράς, πράγμα ασυμβίβαστο βάσει των αρχών λειτουργίας των αγορών
- Θέσπιση δικλείδων ασφαλείας στο σύστημα αγοράς αγαθών, ως προς την κατανομή αρμοδιοτήτων, ώστε κανένα άτομο να μην έχει την αποκλειστική ευθύνη διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας αγοράς από το αρχικό μέχρι το τελικό στάδιο
- Έλεγχος για ύπαρξη εγκεκριμένου καταλόγου προμηθευτών, ειδικά για αγορές μεγάλης αξίας. έλεγχος των κριτηρίων ανανέωσής του (εγγραφή ή και διαγραφή προμηθευτών)
- Έλεγχος του ετήσιου συνολικού προγραμματισμού αγορών ανά τμήμα, των αιτήσεων αγοράς από το χρήστη και την υπογραφή τους από το τμήμα των αποθηκών, τη διαδικασία για την υποβολή των προσφορών και την αποσφράγισή τους. Επίσης, έλεγχος της αξιολόγησης της επιλογής των προμηθευτών, των εξουσιοδοτήσεων και των απαιτούμενων υπογραφών, καθώς και της τελικής έγκρισης των αγορών από την επιτροπή, την ενημέρωση των προμηθευτών για την επιλογή τους, τη λήψη και την εκτέλεση της παραγγελίας, την παραλαβή των αγαθών από την επιτροπή παραλαβών και την αποθήκη
- Το κατά πόσο έχουν προσδιορισθεί τα επίπεδα έγκρισης των αγορών στις αντίστοιχες θέσεις ευθύνης των στελεχών του τμήματος προμηθειών, επίσης αν οι αιτήσεις αγοράς και οι παραγγελίες έχουν τις ανάλογες εγκρίσεις από τις αρμόδιες υπηρεσίες, καθώς και τις συμφωνημένες τιμές και την περιγραφή των αιτούμενων αγαθών
- Αν, ανάλογα με το ύψος των αγορών λαμβάνονται και ανάλογες σε αριθμό προσφορές. Μέχρι ποιο ύψος αγορών λαμβάνονται από μία έως τρεις προσφορές και κατά πόσο η διαδικασία αυτή διασφαλίζει τα συμφέροντα της επιχείρησης. Αν οι αγορές προγραμματίζονται σύμφωνα με τις ανάγκες και τα υπάρχοντα αποθέματα
- Αν και κατά πόσο το τμήμα προμηθειών συνεργάζεται με το τμήμα αποθήκης, πριν από κάθε αγορά και προκήρυξη διαγωνισμού, καθώς επίσης και με το τμήμα προγραμματισμού παραγωγής, προκειμένου να ρυθμισθούν οι χρόνοι παραγγελίας και οι χρόνοι παραλαβής των αγαθών αυτών
- Έλεγχος σε βάθος των έκτακτων και ασυνήθιστων αγορών, ως προς την αναγκαιότητα αγοράς τους, ως προς τη χρέωση των τιμών και ως προς την εικονικότητα των αγορών
- Το κατά πόσο προτιμώνται οι προμηθευτές που έχουν πιστοποίηση ISO, καθώς επίσης κατά την παραλαβή των αγαθών, εάν η επιτροπή παραλαβών λαμβάνει υπόψη της τα ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά των υλικών αυτών που αναγράφονται στις αιτήσεις αγοράς και στη συμφωνία με τους προμηθευτές γενικότερα
- Επιβεβαίωση ότι όλες οι αγορές εισάγονται πρώτα στην αποθήκη, σύμφωνα με τις διαδικασίες και ακολούθως προωθούνται στα αρμόδια τμήματα για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών
- Διαπίστωση, αν γίνεται η σωστή λογιστικοποίηση των αγορών ως προς την καταχώρηση στο σωστό προμηθευτή με τις συμφωνημένες τιμές χρέωσης, αν οι καταχωρήσεις γίνονται με τα πρωτότυπα τιμολόγια, καθώς και η πληρωμή τους, προς αποφυγή διπλοπληρωμής. Επίσης, αν γίνεται συσχέτιση των πιστωτικών σημειωμάτων των προμηθευτών με τις αντίστοιχες αγορές και κατά πόσο αυτά ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Παράλληλα, αν γίνεται συμφωνία των προμηθευτών και αν κατά την πληρωμή τους, λαμβάνονται υπόψη τυχόν προκαταβολές.
Στα πλαίσια λοιπόν της εταιρικής διακυβέρνησης, η ύπαρξη συστήματος εσωτερικού ελέγχου προμηθειών, αποτελεί βασική προϋπόθεση λειτουργίας σε επιχειρήσεις, οργανισμούς και υπουργεία.
Παράλληλα, η αξιολόγηση εφαρμογής του συστήματος αυτού, από τον εσωτερικό έλεγχο (Internal Audit), αποτελεί την αναγκαιότητα για την εύρυθμη λειτουργία και ανάπτυξη των φορέων αυτών, λαμβάνοντας υπόψη τις υψηλού επιπέδου υπηρεσίες που παρέχει ο εσωτερικός έλεγχος στον τομέα των προμηθειών, προσθέτοντας αξία στην επιχείρηση, διασφαλίζοντας γενικότερα τα συμφέροντά της, σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι άλλων επιχειρήσεων που υστερούν των υπηρεσιών αυτών.
Προβολή άρθρου:
